Persónuverndarstefna
Persónuverndarstefna
Persónuverndarstefna
01
Persónuverndarstefna
Hugarafl – Notendastýrð starfsendurhæfing, kt. 460204-2240, Síðumúla 6, 108 Reykjavík, (einnig vísað til sem „félagið“) leggur ríka áherslu á að tryggja öryggi, trúnað og lögmæta notkun persónuupplýsinga sem unnið er með innan starfsemi félagsins. Félaginu er nauðsynlegt að vinna og skrá hinar ýmsu persónuupplýsingar í því skyni að veita bestu mögulegu þjónustu sem völ er á og til að sinna þeim verkefnum sem félaginu eru falin. Því er persónuvernd mikilvæg í allri starfsemi félagsins.
Í persónuverndarstefnu þessari er greint frá því hvernig Hugarafl stendur að vinnslu persónuupplýsinga. Vinnsla merkir aðgerð eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, svo sem söfnun, skráning, flokkun, varðveisla, skoðun, notkun, miðlun með framsendingu eða aðrar aðferðir sem gera upplýsingarnar tiltækar, eyðing eða eyðilegging. Félagið vinnur með persónugreinanlegar upplýsingar um félagsmenn, styrkþega, styrktaraðila, styrkgjafa og starfsfólk félagsins.
Persónuverndarstefna Hugarafls er byggð á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Í undirköflum persónuverndarstefnu þessarar er því nánar lýst hvers konar persónuupplýsingar er að ræða hverju sinni, hvaðan þeirra er aflað og í hvaða tilgangi, á hvaða grundvelli heimildar vinnslan fer fram, með hverjum persónuupplýsingum er deilt, hver viðmið eru varðandi geymslutíma persónuupplýsinganna og réttindi vegna notkunar á persónuupplýsingum.
01
Persónuverndarstefna
Hugarafl – Notendastýrð starfsendurhæfing, kt. 460204-2240, Síðumúla 6, 108 Reykjavík, (einnig vísað til sem „félagið“) leggur ríka áherslu á að tryggja öryggi, trúnað og lögmæta notkun persónuupplýsinga sem unnið er með innan starfsemi félagsins. Félaginu er nauðsynlegt að vinna og skrá hinar ýmsu persónuupplýsingar í því skyni að veita bestu mögulegu þjónustu sem völ er á og til að sinna þeim verkefnum sem félaginu eru falin. Því er persónuvernd mikilvæg í allri starfsemi félagsins.
Í persónuverndarstefnu þessari er greint frá því hvernig Hugarafl stendur að vinnslu persónuupplýsinga. Vinnsla merkir aðgerð eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, svo sem söfnun, skráning, flokkun, varðveisla, skoðun, notkun, miðlun með framsendingu eða aðrar aðferðir sem gera upplýsingarnar tiltækar, eyðing eða eyðilegging. Félagið vinnur með persónugreinanlegar upplýsingar um félagsmenn, styrkþega, styrktaraðila, styrkgjafa og starfsfólk félagsins.
Persónuverndarstefna Hugarafls er byggð á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Í undirköflum persónuverndarstefnu þessarar er því nánar lýst hvers konar persónuupplýsingar er að ræða hverju sinni, hvaðan þeirra er aflað og í hvaða tilgangi, á hvaða grundvelli heimildar vinnslan fer fram, með hverjum persónuupplýsingum er deilt, hver viðmið eru varðandi geymslutíma persónuupplýsinganna og réttindi vegna notkunar á persónuupplýsingum.
01
Persónuverndarstefna
Hugarafl – Notendastýrð starfsendurhæfing, kt. 460204-2240, Síðumúla 6, 108 Reykjavík, (einnig vísað til sem „félagið“) leggur ríka áherslu á að tryggja öryggi, trúnað og lögmæta notkun persónuupplýsinga sem unnið er með innan starfsemi félagsins. Félaginu er nauðsynlegt að vinna og skrá hinar ýmsu persónuupplýsingar í því skyni að veita bestu mögulegu þjónustu sem völ er á og til að sinna þeim verkefnum sem félaginu eru falin. Því er persónuvernd mikilvæg í allri starfsemi félagsins.
Í persónuverndarstefnu þessari er greint frá því hvernig Hugarafl stendur að vinnslu persónuupplýsinga. Vinnsla merkir aðgerð eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, svo sem söfnun, skráning, flokkun, varðveisla, skoðun, notkun, miðlun með framsendingu eða aðrar aðferðir sem gera upplýsingarnar tiltækar, eyðing eða eyðilegging. Félagið vinnur með persónugreinanlegar upplýsingar um félagsmenn, styrkþega, styrktaraðila, styrkgjafa og starfsfólk félagsins.
Persónuverndarstefna Hugarafls er byggð á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Í undirköflum persónuverndarstefnu þessarar er því nánar lýst hvers konar persónuupplýsingar er að ræða hverju sinni, hvaðan þeirra er aflað og í hvaða tilgangi, á hvaða grundvelli heimildar vinnslan fer fram, með hverjum persónuupplýsingum er deilt, hver viðmið eru varðandi geymslutíma persónuupplýsinganna og réttindi vegna notkunar á persónuupplýsingum.
02
Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. þær upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til tiltekins einstaklings. Þau gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.
02
Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. þær upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til tiltekins einstaklings. Þau gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.
02
Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. þær upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til tiltekins einstaklings. Þau gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.
03
Persónuupplýsingar sem Hugarafl vinnur
Til að geta veitt þá þjónustu sem Hugarafl gerir reynist félaginu nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar félagsmanna sem og annarra. Vegna fjölbreyttrar starfsemi Hugarafls berast
Sem dæmi um upplýsingar sem unnið er með er nafn, kennitala, heimilisfang, netfang, símanúmer, aðrar samskiptaupplýsingar, heilsufarsupplýsingar, fjárhagsupplýsingar og fjárhæðir styrkja. Þar að auki getur verið nauðsynlegt að safna og vinna með aðrar upplýsingar til að veita félagsmönnum tiltekna þjónustu sem við á eftir atvikum. Þá heldur félagið utan um mætingar félagsmanna og áætlanir er varða endurhæfingarlífeyri.
Umsækjendur að umsókn um félagsaðild Hugarafls veita Hugarafli persónuupplýsingar í umsókn sinni til félagsins, einnig með umsókn félagsmanna um styrki og eftir atvikum vegna þjónustu Hugarafls til handa félagsmanna.
Hugarafl varðveitir og vinnur aðeins með þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru til að veita þjónustu eða styrk hverju sinni. Er það ávallt gert með samþykki þeirra aðila sem persónuupplýsingarnar veita félaginu.
Ef ráðgjöf óskað frá Hugarafli símleiðis taka sjálfboðaliðar Hugarafls niður nafn og símanúmer sem skráð er í sérstaka símabók. Upplýsingarnar eru varðveittar í þeim tilgangi sem nauðsyn er, t.d. til að hafa samband en að öðru leyti eru þær ekki geymdar og ekki lengur en þörf krefur. Mánaðarlega eru fjöldi símtala tekin saman og haldið er utan um þá tölfræði án þess að símtölin séu persónurekjanleg.
Jafnframt kann Hugarafl að vinna með persónuupplýsingar starfsmanna félagsins. Hugarafl safnar aðeins þeim upplýsingum um starfsfólk félagsins sem nauðsynlegt er vegna launagreiðslna og verkefna á sviði starfsmannamála. Þær upplýsingar eru meðhöndlaðar og varðveittar í samræmi við ákvæði laga og reglna á sviði persónuverndar og vinnslu persónuupplýsinga og eru ekki veittar öðrum nema fyrir liggi samþykki starfsmanns eða það sé skylt samkvæmt lögum. Sérstakar varfærni er gætt þegar um er að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar.
Hugarafl kann að safna upplýsingum í tengslum við fjáröflanir félagsins eða við skyld verkefni, sem félaginu er heimilt að gera lögum samkvæmt og samkvæmt reglum sem eiga við. Ekki er safnað frekari upplýsingum en nauðsyn krefur vegna þeirra verkefna. Semji félagið við aðra aðila um að sinna verkefni á þessu sviði fyrir félagið mun það sem ábyrgðaraðili gera viðeigandi vinnslusamninga við þá aðila í samræmi við lög og reglur um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Allar slíkar upplýsingar sem til verða munu verða meðhöndlaðar og varðveittar í samræmi við viðeigandi lög og reglur.
Hugarafl skráir upplýsingar um aðila sem sinna trúnaðarstörfum fyrir Hugarafl, svo sem með setu í nefndum, stjórnum eða ráðum innan félagsins eða annarra félaga fyrir hönd Hugarafls og ná kjöri. Um er að ræða nauðsynlegar upplýsingar svo að Hugarafl geti haft samband, sent gögn vegna funda, verkefna og þess háttar. Upplýsingar um nafn aðila og félag kunna að vera birtar á heimasíðu Hugarafls, þar sem fjallað er um aðildarfélög, nefndir, hópa, ráð, stjórnir, starfsmenn og þess háttar og eftir atvikum í skýrslum og öðru útgefnu efni félagsins.
03
Persónuupplýsingar sem Hugarafl vinnur
Til að geta veitt þá þjónustu sem Hugarafl gerir reynist félaginu nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar félagsmanna sem og annarra. Vegna fjölbreyttrar starfsemi Hugarafls berast
Sem dæmi um upplýsingar sem unnið er með er nafn, kennitala, heimilisfang, netfang, símanúmer, aðrar samskiptaupplýsingar, heilsufarsupplýsingar, fjárhagsupplýsingar og fjárhæðir styrkja. Þar að auki getur verið nauðsynlegt að safna og vinna með aðrar upplýsingar til að veita félagsmönnum tiltekna þjónustu sem við á eftir atvikum. Þá heldur félagið utan um mætingar félagsmanna og áætlanir er varða endurhæfingarlífeyri.
Umsækjendur að umsókn um félagsaðild Hugarafls veita Hugarafli persónuupplýsingar í umsókn sinni til félagsins, einnig með umsókn félagsmanna um styrki og eftir atvikum vegna þjónustu Hugarafls til handa félagsmanna.
Hugarafl varðveitir og vinnur aðeins með þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru til að veita þjónustu eða styrk hverju sinni. Er það ávallt gert með samþykki þeirra aðila sem persónuupplýsingarnar veita félaginu.
Ef ráðgjöf óskað frá Hugarafli símleiðis taka sjálfboðaliðar Hugarafls niður nafn og símanúmer sem skráð er í sérstaka símabók. Upplýsingarnar eru varðveittar í þeim tilgangi sem nauðsyn er, t.d. til að hafa samband en að öðru leyti eru þær ekki geymdar og ekki lengur en þörf krefur. Mánaðarlega eru fjöldi símtala tekin saman og haldið er utan um þá tölfræði án þess að símtölin séu persónurekjanleg.
Jafnframt kann Hugarafl að vinna með persónuupplýsingar starfsmanna félagsins. Hugarafl safnar aðeins þeim upplýsingum um starfsfólk félagsins sem nauðsynlegt er vegna launagreiðslna og verkefna á sviði starfsmannamála. Þær upplýsingar eru meðhöndlaðar og varðveittar í samræmi við ákvæði laga og reglna á sviði persónuverndar og vinnslu persónuupplýsinga og eru ekki veittar öðrum nema fyrir liggi samþykki starfsmanns eða það sé skylt samkvæmt lögum. Sérstakar varfærni er gætt þegar um er að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar.
Hugarafl kann að safna upplýsingum í tengslum við fjáröflanir félagsins eða við skyld verkefni, sem félaginu er heimilt að gera lögum samkvæmt og samkvæmt reglum sem eiga við. Ekki er safnað frekari upplýsingum en nauðsyn krefur vegna þeirra verkefna. Semji félagið við aðra aðila um að sinna verkefni á þessu sviði fyrir félagið mun það sem ábyrgðaraðili gera viðeigandi vinnslusamninga við þá aðila í samræmi við lög og reglur um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Allar slíkar upplýsingar sem til verða munu verða meðhöndlaðar og varðveittar í samræmi við viðeigandi lög og reglur.
Hugarafl skráir upplýsingar um aðila sem sinna trúnaðarstörfum fyrir Hugarafl, svo sem með setu í nefndum, stjórnum eða ráðum innan félagsins eða annarra félaga fyrir hönd Hugarafls og ná kjöri. Um er að ræða nauðsynlegar upplýsingar svo að Hugarafl geti haft samband, sent gögn vegna funda, verkefna og þess háttar. Upplýsingar um nafn aðila og félag kunna að vera birtar á heimasíðu Hugarafls, þar sem fjallað er um aðildarfélög, nefndir, hópa, ráð, stjórnir, starfsmenn og þess háttar og eftir atvikum í skýrslum og öðru útgefnu efni félagsins.
03
Persónuupplýsingar sem Hugarafl vinnur
Til að geta veitt þá þjónustu sem Hugarafl gerir reynist félaginu nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar félagsmanna sem og annarra. Vegna fjölbreyttrar starfsemi Hugarafls berast
Sem dæmi um upplýsingar sem unnið er með er nafn, kennitala, heimilisfang, netfang, símanúmer, aðrar samskiptaupplýsingar, heilsufarsupplýsingar, fjárhagsupplýsingar og fjárhæðir styrkja. Þar að auki getur verið nauðsynlegt að safna og vinna með aðrar upplýsingar til að veita félagsmönnum tiltekna þjónustu sem við á eftir atvikum. Þá heldur félagið utan um mætingar félagsmanna og áætlanir er varða endurhæfingarlífeyri.
Umsækjendur að umsókn um félagsaðild Hugarafls veita Hugarafli persónuupplýsingar í umsókn sinni til félagsins, einnig með umsókn félagsmanna um styrki og eftir atvikum vegna þjónustu Hugarafls til handa félagsmanna.
Hugarafl varðveitir og vinnur aðeins með þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru til að veita þjónustu eða styrk hverju sinni. Er það ávallt gert með samþykki þeirra aðila sem persónuupplýsingarnar veita félaginu.
Ef ráðgjöf óskað frá Hugarafli símleiðis taka sjálfboðaliðar Hugarafls niður nafn og símanúmer sem skráð er í sérstaka símabók. Upplýsingarnar eru varðveittar í þeim tilgangi sem nauðsyn er, t.d. til að hafa samband en að öðru leyti eru þær ekki geymdar og ekki lengur en þörf krefur. Mánaðarlega eru fjöldi símtala tekin saman og haldið er utan um þá tölfræði án þess að símtölin séu persónurekjanleg.
Jafnframt kann Hugarafl að vinna með persónuupplýsingar starfsmanna félagsins. Hugarafl safnar aðeins þeim upplýsingum um starfsfólk félagsins sem nauðsynlegt er vegna launagreiðslna og verkefna á sviði starfsmannamála. Þær upplýsingar eru meðhöndlaðar og varðveittar í samræmi við ákvæði laga og reglna á sviði persónuverndar og vinnslu persónuupplýsinga og eru ekki veittar öðrum nema fyrir liggi samþykki starfsmanns eða það sé skylt samkvæmt lögum. Sérstakar varfærni er gætt þegar um er að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar.
Hugarafl kann að safna upplýsingum í tengslum við fjáröflanir félagsins eða við skyld verkefni, sem félaginu er heimilt að gera lögum samkvæmt og samkvæmt reglum sem eiga við. Ekki er safnað frekari upplýsingum en nauðsyn krefur vegna þeirra verkefna. Semji félagið við aðra aðila um að sinna verkefni á þessu sviði fyrir félagið mun það sem ábyrgðaraðili gera viðeigandi vinnslusamninga við þá aðila í samræmi við lög og reglur um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Allar slíkar upplýsingar sem til verða munu verða meðhöndlaðar og varðveittar í samræmi við viðeigandi lög og reglur.
Hugarafl skráir upplýsingar um aðila sem sinna trúnaðarstörfum fyrir Hugarafl, svo sem með setu í nefndum, stjórnum eða ráðum innan félagsins eða annarra félaga fyrir hönd Hugarafls og ná kjöri. Um er að ræða nauðsynlegar upplýsingar svo að Hugarafl geti haft samband, sent gögn vegna funda, verkefna og þess háttar. Upplýsingar um nafn aðila og félag kunna að vera birtar á heimasíðu Hugarafls, þar sem fjallað er um aðildarfélög, nefndir, hópa, ráð, stjórnir, starfsmenn og þess háttar og eftir atvikum í skýrslum og öðru útgefnu efni félagsins.
04
Hvernig er unnið með persónuupplýsingar og í hvaða tilgangi?
Hugarafl vinnur með persónuupplýsingar vegna umsóknar um félagsaðild að Hugarafli. Þær persónuupplýsingar sem unnið er með vegna umsókna að félagsaðild eru persónuupplýsingar um umsækjanda. Unnið er með viðkvæmar persónuupplýsingar meðal annars um heilsu umsækjanda og/eða sjúkdóma. Einnig vinnur Hugarafl með persónuupplýsingar vegna umsókna félagsmanna um styrki og við endurnýjun aðildar félagsmanna, þar sem virkir félagsmenn endurnýja aðild sína í upphafi árs hvers.
Þá kann Hugarafl að vinna með persónuupplýsingar vegna annarrar þjónustu sem félagið kann að veita félagsmönnum og vegna daglegs reksturs félagsins, eins og vegna bókhalds, reikningagerðar, launagreiðslu til starfsfólks og þess háttar.
Allar persónuupplýsingar sem Hugarafl móttekur og vinnur með eru varðveittar í aðgangsstýrðu hugbúnaðarkerfi. Einungis er unnið með og þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í tengslum við umsókn eða þjónustu.
Gögn sem berast vegna umsókna um félagsaðild eru varðveitt og meðhöndluð í samræmi við 10. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
Upplýsingar um félagsmenn eru varðveittar á meðan viðkomandi er félagi en þeim er eytt í síðasta lagi tveimur árum eftir úrsögn viðkomandi úr félaginu. Sumar upplýsingar, sem nýst geta í starfi félagsins í þágu meðferðar annarra einstaklinga, kunna að verða varðveittar lengur en þá í ópersónugreinanlegu formi. Umsóknargögnum um styrki er eytt innan tveggja ára frá umsókn. Hin ýmsu lög eins og bókhaldslög og eftir atvikum reglugerðir áskilja að ákveðnar upplýsingar séu varðveittar í ákveðinn tíma. Þá kann Hugarafl að vinna með persónuupplýsingar vegna beiðna eða fyrirmæla stjórnvalda þar um.
04
Hvernig er unnið með persónuupplýsingar og í hvaða tilgangi?
Hugarafl vinnur með persónuupplýsingar vegna umsóknar um félagsaðild að Hugarafli. Þær persónuupplýsingar sem unnið er með vegna umsókna að félagsaðild eru persónuupplýsingar um umsækjanda. Unnið er með viðkvæmar persónuupplýsingar meðal annars um heilsu umsækjanda og/eða sjúkdóma. Einnig vinnur Hugarafl með persónuupplýsingar vegna umsókna félagsmanna um styrki og við endurnýjun aðildar félagsmanna, þar sem virkir félagsmenn endurnýja aðild sína í upphafi árs hvers.
Þá kann Hugarafl að vinna með persónuupplýsingar vegna annarrar þjónustu sem félagið kann að veita félagsmönnum og vegna daglegs reksturs félagsins, eins og vegna bókhalds, reikningagerðar, launagreiðslu til starfsfólks og þess háttar.
Allar persónuupplýsingar sem Hugarafl móttekur og vinnur með eru varðveittar í aðgangsstýrðu hugbúnaðarkerfi. Einungis er unnið með og þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í tengslum við umsókn eða þjónustu.
Gögn sem berast vegna umsókna um félagsaðild eru varðveitt og meðhöndluð í samræmi við 10. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
Upplýsingar um félagsmenn eru varðveittar á meðan viðkomandi er félagi en þeim er eytt í síðasta lagi tveimur árum eftir úrsögn viðkomandi úr félaginu. Sumar upplýsingar, sem nýst geta í starfi félagsins í þágu meðferðar annarra einstaklinga, kunna að verða varðveittar lengur en þá í ópersónugreinanlegu formi. Umsóknargögnum um styrki er eytt innan tveggja ára frá umsókn. Hin ýmsu lög eins og bókhaldslög og eftir atvikum reglugerðir áskilja að ákveðnar upplýsingar séu varðveittar í ákveðinn tíma. Þá kann Hugarafl að vinna með persónuupplýsingar vegna beiðna eða fyrirmæla stjórnvalda þar um.
04
Hvernig er unnið með persónuupplýsingar og í hvaða tilgangi?
Hugarafl vinnur með persónuupplýsingar vegna umsóknar um félagsaðild að Hugarafli. Þær persónuupplýsingar sem unnið er með vegna umsókna að félagsaðild eru persónuupplýsingar um umsækjanda. Unnið er með viðkvæmar persónuupplýsingar meðal annars um heilsu umsækjanda og/eða sjúkdóma. Einnig vinnur Hugarafl með persónuupplýsingar vegna umsókna félagsmanna um styrki og við endurnýjun aðildar félagsmanna, þar sem virkir félagsmenn endurnýja aðild sína í upphafi árs hvers.
Þá kann Hugarafl að vinna með persónuupplýsingar vegna annarrar þjónustu sem félagið kann að veita félagsmönnum og vegna daglegs reksturs félagsins, eins og vegna bókhalds, reikningagerðar, launagreiðslu til starfsfólks og þess háttar.
Allar persónuupplýsingar sem Hugarafl móttekur og vinnur með eru varðveittar í aðgangsstýrðu hugbúnaðarkerfi. Einungis er unnið með og þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í tengslum við umsókn eða þjónustu.
Gögn sem berast vegna umsókna um félagsaðild eru varðveitt og meðhöndluð í samræmi við 10. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
Upplýsingar um félagsmenn eru varðveittar á meðan viðkomandi er félagi en þeim er eytt í síðasta lagi tveimur árum eftir úrsögn viðkomandi úr félaginu. Sumar upplýsingar, sem nýst geta í starfi félagsins í þágu meðferðar annarra einstaklinga, kunna að verða varðveittar lengur en þá í ópersónugreinanlegu formi. Umsóknargögnum um styrki er eytt innan tveggja ára frá umsókn. Hin ýmsu lög eins og bókhaldslög og eftir atvikum reglugerðir áskilja að ákveðnar upplýsingar séu varðveittar í ákveðinn tíma. Þá kann Hugarafl að vinna með persónuupplýsingar vegna beiðna eða fyrirmæla stjórnvalda þar um.
05
Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?
Hugarafl leggur áherslu á það í allri sinni starfsemi, gagnvart starfsfólki sínu og þeim sem annast verkefni fyrir félagið að tryggja rétta og örugga notkun persónuupplýsinga sem unnið er með.
Hugarafl leggur áherslu á að vernda persónuupplýsingar með tilliti til eðlis þeirra, þ.e. með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum. Þeim ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar þannig að þær glatist eigi né breytist og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Sem dæmi um öryggisráðstafanir notast starfsmenn við tæknibúnað sem tryggir öryggi persónuupplýsinga, aðgangsstýringar eru að tölvum starfsmanna þar sem upplýsingar kunna að vera vistaðar, fræðsla til starfsmanna um öryggisráðstafanir og ferlar um viðbrögð komi til öryggisbrests.
Starfsfólk Hugarafls er bundið þagnarskyldu um efni og tilvist persónuupplýsinga og því ríkir fullkominn trúnaður í þeim efnum.
05
Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?
Hugarafl leggur áherslu á það í allri sinni starfsemi, gagnvart starfsfólki sínu og þeim sem annast verkefni fyrir félagið að tryggja rétta og örugga notkun persónuupplýsinga sem unnið er með.
Hugarafl leggur áherslu á að vernda persónuupplýsingar með tilliti til eðlis þeirra, þ.e. með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum. Þeim ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar þannig að þær glatist eigi né breytist og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Sem dæmi um öryggisráðstafanir notast starfsmenn við tæknibúnað sem tryggir öryggi persónuupplýsinga, aðgangsstýringar eru að tölvum starfsmanna þar sem upplýsingar kunna að vera vistaðar, fræðsla til starfsmanna um öryggisráðstafanir og ferlar um viðbrögð komi til öryggisbrests.
Starfsfólk Hugarafls er bundið þagnarskyldu um efni og tilvist persónuupplýsinga og því ríkir fullkominn trúnaður í þeim efnum.
05
Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?
Hugarafl leggur áherslu á það í allri sinni starfsemi, gagnvart starfsfólki sínu og þeim sem annast verkefni fyrir félagið að tryggja rétta og örugga notkun persónuupplýsinga sem unnið er með.
Hugarafl leggur áherslu á að vernda persónuupplýsingar með tilliti til eðlis þeirra, þ.e. með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum. Þeim ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar þannig að þær glatist eigi né breytist og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Sem dæmi um öryggisráðstafanir notast starfsmenn við tæknibúnað sem tryggir öryggi persónuupplýsinga, aðgangsstýringar eru að tölvum starfsmanna þar sem upplýsingar kunna að vera vistaðar, fræðsla til starfsmanna um öryggisráðstafanir og ferlar um viðbrögð komi til öryggisbrests.
Starfsfólk Hugarafls er bundið þagnarskyldu um efni og tilvist persónuupplýsinga og því ríkir fullkominn trúnaður í þeim efnum.
06
Miðlun til þriðju aðila
Hugarafl kann að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila, t.d. í tengslum við þjónustu félagsins til félagsmanna. Sem dæmi kann upplýsingum að vera miðlað til þriðju aðila eins og aðila sem veita ráðgjöf eða sinna hagsmunagæslu eða í tengslum við aðra þjónustu, svo sem sálfræðinga og iðjuþjálfa. Einnig má nefna sem dæmi miðlun upplýsinga til Tryggingastofnunar ríkisins, Velferðarsviðs Reykjavíkurborgar og Velferðarsviðs Kópavogsbæjar vegna fjárhagsaðstoðar eða lífeyris félagsmanna.
Jafnframt getur persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila sem veita félaginu upplýsingatækniþjónustu, hýsa gagnagrunna félagsins, veita aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er partur af rekstri og þjónustu félagsins.
Staðsetning þessara aðila kann að vera utan Íslands. Félagið mun þó ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema heimilt sé á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar svo sem með samþykki eða á grundvelli samningsskilmála.
06
Miðlun til þriðju aðila
Hugarafl kann að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila, t.d. í tengslum við þjónustu félagsins til félagsmanna. Sem dæmi kann upplýsingum að vera miðlað til þriðju aðila eins og aðila sem veita ráðgjöf eða sinna hagsmunagæslu eða í tengslum við aðra þjónustu, svo sem sálfræðinga og iðjuþjálfa. Einnig má nefna sem dæmi miðlun upplýsinga til Tryggingastofnunar ríkisins, Velferðarsviðs Reykjavíkurborgar og Velferðarsviðs Kópavogsbæjar vegna fjárhagsaðstoðar eða lífeyris félagsmanna.
Jafnframt getur persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila sem veita félaginu upplýsingatækniþjónustu, hýsa gagnagrunna félagsins, veita aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er partur af rekstri og þjónustu félagsins.
Staðsetning þessara aðila kann að vera utan Íslands. Félagið mun þó ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema heimilt sé á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar svo sem með samþykki eða á grundvelli samningsskilmála.
06
Miðlun til þriðju aðila
Hugarafl kann að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila, t.d. í tengslum við þjónustu félagsins til félagsmanna. Sem dæmi kann upplýsingum að vera miðlað til þriðju aðila eins og aðila sem veita ráðgjöf eða sinna hagsmunagæslu eða í tengslum við aðra þjónustu, svo sem sálfræðinga og iðjuþjálfa. Einnig má nefna sem dæmi miðlun upplýsinga til Tryggingastofnunar ríkisins, Velferðarsviðs Reykjavíkurborgar og Velferðarsviðs Kópavogsbæjar vegna fjárhagsaðstoðar eða lífeyris félagsmanna.
Jafnframt getur persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila sem veita félaginu upplýsingatækniþjónustu, hýsa gagnagrunna félagsins, veita aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er partur af rekstri og þjónustu félagsins.
Staðsetning þessara aðila kann að vera utan Íslands. Félagið mun þó ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema heimilt sé á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar svo sem með samþykki eða á grundvelli samningsskilmála.
07
Upplýsingar um félagsmenn frá þriðju aðilum
Alla jafna fær félagið ekki persónuupplýsingar frá þriðju aðilum. Upplýsingar kunna að koma frá þriðju aðila í gegnum gildandi samninga félagsins. Komi til þess fer vinnsla þeirra persónuupplýsinga fram með sama örugga hætti og eftir sömu reglum og gilda afli félagið upplýsinganna sjálft.
07
Upplýsingar um félagsmenn frá þriðju aðilum
Alla jafna fær félagið ekki persónuupplýsingar frá þriðju aðilum. Upplýsingar kunna að koma frá þriðju aðila í gegnum gildandi samninga félagsins. Komi til þess fer vinnsla þeirra persónuupplýsinga fram með sama örugga hætti og eftir sömu reglum og gilda afli félagið upplýsinganna sjálft.
07
Upplýsingar um félagsmenn frá þriðju aðilum
Alla jafna fær félagið ekki persónuupplýsingar frá þriðju aðilum. Upplýsingar kunna að koma frá þriðju aðila í gegnum gildandi samninga félagsins. Komi til þess fer vinnsla þeirra persónuupplýsinga fram með sama örugga hætti og eftir sömu reglum og gilda afli félagið upplýsinganna sjálft.
08
Réttindi þín vegna notkunar félagsins á persónuupplýsingum
Þú átt rétt á að fá staðfest hvort félagið vinni persónuupplýsingar um þig og ef svo er getur þú óskað eftir að fá aðgang að upplýsingunum og hvernig vinnslunni er hagað. Jafnframt kann að vera að þú eigir rétt á að fá afrit af upplýsingunum.
Við ákveðnar aðstæður getur þú farið fram á það við félagið að upplýsingar þær sem þú hefur afhent okkur eða stafa frá þér, verði sendar frá okkur til þriðja aðila.
Þá getur þú óskað eftir takmörkun á vinnslu upplýsinga um þig og enn fremur getur þú óskað eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt án tafar, t.d. þegar varðveisla upplýsinganna er ónauðsynleg vegna tilgangs vinnslunnar eða ef þú hefur afturkallað samþykki þitt fyrir vinnslu upplýsinganna og ekki er fyrir að finna aðra heimild til grundvallar vinnslunni.
Þegar félagið vinnur með persónuupplýsingar um þig á grundvelli samþykkis þíns hefur þú heimild til að afturkalla samþykkið hvenær sem er. Afturköllun samþykkis getur haft þá þýðingu að félaginu verði ókleift að veita ákveðna þjónustu, ráðgjöf eða að afgreiða styrkveitingar sem þú hefur sótt um. Sama gildir ef þú óskar eftir að félagið eyði ákveðnum upplýsingum um þig. Afturköllun samþykkis eða ósk þín um eyðileggingu upplýsinga hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslu þá sem þegar hefur farið fram á grundvelli samþykkis fram að afturköllun eða ósk um eyðileggingu.
Réttindi þessi geta þó verið háð takmörkunum, svo sem þegar meðhöndlun persónuupplýsinga þinna eru byggð á lagaskyldu en í slíkum tilfellum kann félaginu að vera óheimilt að eyða tilteknum upplýsingum.
Mikilvægt er að persónuupplýsingar þær sem félagið vinnur með séu réttar. Þar af leiðandi er mikilvægt að félaginu sé tilkynnt um breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum.
Jafnframt er réttur til að fá óáreiðanlegar persónuupplýsingar leiðréttar og einnig að láta fullgera upplýsingar sem kann að vera ábótavant.
Félagið birtir myndir úr félagsstarfi sínu og er virkt á samfélagsmiðlum. Hafir þú athugasemdir við það getur þú hvenær sem er óskað eftir því að tilteknar myndir eða myndir af tilteknum aðilum verði ekki birtar.
08
Réttindi þín vegna notkunar félagsins á persónuupplýsingum
Þú átt rétt á að fá staðfest hvort félagið vinni persónuupplýsingar um þig og ef svo er getur þú óskað eftir að fá aðgang að upplýsingunum og hvernig vinnslunni er hagað. Jafnframt kann að vera að þú eigir rétt á að fá afrit af upplýsingunum.
Við ákveðnar aðstæður getur þú farið fram á það við félagið að upplýsingar þær sem þú hefur afhent okkur eða stafa frá þér, verði sendar frá okkur til þriðja aðila.
Þá getur þú óskað eftir takmörkun á vinnslu upplýsinga um þig og enn fremur getur þú óskað eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt án tafar, t.d. þegar varðveisla upplýsinganna er ónauðsynleg vegna tilgangs vinnslunnar eða ef þú hefur afturkallað samþykki þitt fyrir vinnslu upplýsinganna og ekki er fyrir að finna aðra heimild til grundvallar vinnslunni.
Þegar félagið vinnur með persónuupplýsingar um þig á grundvelli samþykkis þíns hefur þú heimild til að afturkalla samþykkið hvenær sem er. Afturköllun samþykkis getur haft þá þýðingu að félaginu verði ókleift að veita ákveðna þjónustu, ráðgjöf eða að afgreiða styrkveitingar sem þú hefur sótt um. Sama gildir ef þú óskar eftir að félagið eyði ákveðnum upplýsingum um þig. Afturköllun samþykkis eða ósk þín um eyðileggingu upplýsinga hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslu þá sem þegar hefur farið fram á grundvelli samþykkis fram að afturköllun eða ósk um eyðileggingu.
Réttindi þessi geta þó verið háð takmörkunum, svo sem þegar meðhöndlun persónuupplýsinga þinna eru byggð á lagaskyldu en í slíkum tilfellum kann félaginu að vera óheimilt að eyða tilteknum upplýsingum.
Mikilvægt er að persónuupplýsingar þær sem félagið vinnur með séu réttar. Þar af leiðandi er mikilvægt að félaginu sé tilkynnt um breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum.
Jafnframt er réttur til að fá óáreiðanlegar persónuupplýsingar leiðréttar og einnig að láta fullgera upplýsingar sem kann að vera ábótavant.
Félagið birtir myndir úr félagsstarfi sínu og er virkt á samfélagsmiðlum. Hafir þú athugasemdir við það getur þú hvenær sem er óskað eftir því að tilteknar myndir eða myndir af tilteknum aðilum verði ekki birtar.
08
Réttindi þín vegna notkunar félagsins á persónuupplýsingum
Þú átt rétt á að fá staðfest hvort félagið vinni persónuupplýsingar um þig og ef svo er getur þú óskað eftir að fá aðgang að upplýsingunum og hvernig vinnslunni er hagað. Jafnframt kann að vera að þú eigir rétt á að fá afrit af upplýsingunum.
Við ákveðnar aðstæður getur þú farið fram á það við félagið að upplýsingar þær sem þú hefur afhent okkur eða stafa frá þér, verði sendar frá okkur til þriðja aðila.
Þá getur þú óskað eftir takmörkun á vinnslu upplýsinga um þig og enn fremur getur þú óskað eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt án tafar, t.d. þegar varðveisla upplýsinganna er ónauðsynleg vegna tilgangs vinnslunnar eða ef þú hefur afturkallað samþykki þitt fyrir vinnslu upplýsinganna og ekki er fyrir að finna aðra heimild til grundvallar vinnslunni.
Þegar félagið vinnur með persónuupplýsingar um þig á grundvelli samþykkis þíns hefur þú heimild til að afturkalla samþykkið hvenær sem er. Afturköllun samþykkis getur haft þá þýðingu að félaginu verði ókleift að veita ákveðna þjónustu, ráðgjöf eða að afgreiða styrkveitingar sem þú hefur sótt um. Sama gildir ef þú óskar eftir að félagið eyði ákveðnum upplýsingum um þig. Afturköllun samþykkis eða ósk þín um eyðileggingu upplýsinga hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslu þá sem þegar hefur farið fram á grundvelli samþykkis fram að afturköllun eða ósk um eyðileggingu.
Réttindi þessi geta þó verið háð takmörkunum, svo sem þegar meðhöndlun persónuupplýsinga þinna eru byggð á lagaskyldu en í slíkum tilfellum kann félaginu að vera óheimilt að eyða tilteknum upplýsingum.
Mikilvægt er að persónuupplýsingar þær sem félagið vinnur með séu réttar. Þar af leiðandi er mikilvægt að félaginu sé tilkynnt um breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum.
Jafnframt er réttur til að fá óáreiðanlegar persónuupplýsingar leiðréttar og einnig að láta fullgera upplýsingar sem kann að vera ábótavant.
Félagið birtir myndir úr félagsstarfi sínu og er virkt á samfélagsmiðlum. Hafir þú athugasemdir við það getur þú hvenær sem er óskað eftir því að tilteknar myndir eða myndir af tilteknum aðilum verði ekki birtar.
09
Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar
Viljir þú nýta þér þau réttindi sem kveðið er á um í 8. gr. persónuverndarstefnu þessarar eða hafir þú fyrirspurn um persónuverndarstefnu þessa eða hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband við umsjónarmann persónuverndar, Málfríði Hrund Einarsdóttur, frida@hugarafl.is , sími: 414-1550. Umsjónarmaðurinn hefur eftirlit með fylgni við persónuverndarstefnu þessa.
Hafir þú ástæðu til getur þú sent kvörtun til Persónuverndar vegna meðferðar eða vinnslu persónuupplýsinga félagsins. Hægt er að finna frekari upplýsingar um kvörtunarferli á heimasíðu Persónuverndar www.personuvernd.is og kvörtun er hægt að senda til Persónuverndar, Rauðarárstígi 10, 105 Reykjavík.
Samskiptaupplýsingar um Hugarafl:
Hugarafl – Notendastýrð starfsendurhæfing
Síðumúla 6, 108 Reykjavík
09
Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar
Viljir þú nýta þér þau réttindi sem kveðið er á um í 8. gr. persónuverndarstefnu þessarar eða hafir þú fyrirspurn um persónuverndarstefnu þessa eða hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband við umsjónarmann persónuverndar, Málfríði Hrund Einarsdóttur, frida@hugarafl.is , sími: 414-1550. Umsjónarmaðurinn hefur eftirlit með fylgni við persónuverndarstefnu þessa.
Hafir þú ástæðu til getur þú sent kvörtun til Persónuverndar vegna meðferðar eða vinnslu persónuupplýsinga félagsins. Hægt er að finna frekari upplýsingar um kvörtunarferli á heimasíðu Persónuverndar www.personuvernd.is og kvörtun er hægt að senda til Persónuverndar, Rauðarárstígi 10, 105 Reykjavík.
Samskiptaupplýsingar um Hugarafl:
Hugarafl – Notendastýrð starfsendurhæfing
Síðumúla 6, 108 Reykjavík
09
Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar
Viljir þú nýta þér þau réttindi sem kveðið er á um í 8. gr. persónuverndarstefnu þessarar eða hafir þú fyrirspurn um persónuverndarstefnu þessa eða hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband við umsjónarmann persónuverndar, Málfríði Hrund Einarsdóttur, frida@hugarafl.is , sími: 414-1550. Umsjónarmaðurinn hefur eftirlit með fylgni við persónuverndarstefnu þessa.
Hafir þú ástæðu til getur þú sent kvörtun til Persónuverndar vegna meðferðar eða vinnslu persónuupplýsinga félagsins. Hægt er að finna frekari upplýsingar um kvörtunarferli á heimasíðu Persónuverndar www.personuvernd.is og kvörtun er hægt að senda til Persónuverndar, Rauðarárstígi 10, 105 Reykjavík.
Samskiptaupplýsingar um Hugarafl:
Hugarafl – Notendastýrð starfsendurhæfing
Síðumúla 6, 108 Reykjavík
10
Endurskoðun
Hugarafl getur breytt persónuverndarstefnu félagsins í samræmi við breytingar á lögum, reglugerðum eða vegna breytinga á vinnslu persónuupplýsinga hjá félaginu.
Allar breytingar sem gerðar verða á persónuverndarstefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimasíðu félagsins.
Þessi persónuverndarstefna var uppfærð hinn 28. janúar 2022.
Samþykkt af stjórn Hugarafls 02.02.2022.
10
Endurskoðun
Hugarafl getur breytt persónuverndarstefnu félagsins í samræmi við breytingar á lögum, reglugerðum eða vegna breytinga á vinnslu persónuupplýsinga hjá félaginu.
Allar breytingar sem gerðar verða á persónuverndarstefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimasíðu félagsins.
Þessi persónuverndarstefna var uppfærð hinn 28. janúar 2022.
Samþykkt af stjórn Hugarafls 02.02.2022.
10
Endurskoðun
Hugarafl getur breytt persónuverndarstefnu félagsins í samræmi við breytingar á lögum, reglugerðum eða vegna breytinga á vinnslu persónuupplýsinga hjá félaginu.
Allar breytingar sem gerðar verða á persónuverndarstefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimasíðu félagsins.
Þessi persónuverndarstefna var uppfærð hinn 28. janúar 2022.
Samþykkt af stjórn Hugarafls 02.02.2022.
Hafa samband
Hafa samband
Hafa samband
Hvort sem þú ert að leita að stuðningi, fræðslu eða vilt kynna þér starfsemi Hugarafls, þá erum við hér til að hlusta. Sendu okkur línu og við svörum þér eins fljótt og auðið er.
Nánari upplýsingar
Heimilisfang
Netfang
Símanúmer
Hvort sem þú ert að leita að stuðningi, fræðslu eða vilt kynna þér starfsemi Hugarafls, þá erum við hér til að hlusta. Sendu okkur línu og við svörum þér eins fljótt og auðið er.
Nánari upplýsingar
Heimilisfang
Netfang
Símanúmer
Hvort sem þú ert að leita að stuðningi, fræðslu eða vilt kynna þér starfsemi Hugarafls, þá erum við hér til að hlusta. Sendu okkur línu og við svörum þér eins fljótt og auðið er.
Nánari upplýsingar
Heimilisfang
Netfang
Símanúmer